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  Viridis agrandit son département Finances et administration et désire ajouter un commis administratif à son équipe. Le commis administratif sera principalement responsable de prendre en charge diverses tâches en lien avec l’achat de matériel/équipement, la négociation et le renouvellement des ententes avec les fournisseurs, le traitement des demandes d’achats de fournitures et la gestion des équipements et du parc immobilier. Le ou la candidate idéale est passionnée par la gestion administrative des dossiers. Elle est autonome, organisée, minutieuse et se démarque par son souci du détail. Elle désire apporter son support et sa collaboration à l’équipe. Sous la supervision du directeur financier, les responsabilités principales du commis administratif seront :

  • Fournir un soutien administratif actif au directeur financier;
  • Faire le suivi des contrats et ententes avec les fournisseurs assignés reliés à l’administration aux équipements (téléphonie, cellulaire, entretien ménager, climatisation, etc.);
  • Traiter, classer et faire le suivi sur les factures relatives et assurer la conformité avec les ententes;
  • Préparer des rapports ;
  • Traiter toutes les demandes d’approvisionnement (chèques, cartes d’affaires, fiches, pochettes, fournitures de bureau, etc.);
  • Au besoin, approuver les factures fournisseurs et assurer la conformité avec le bon d’achat;
  • Gérer et suivre le compte des équipements cellulaire;
  • Au besoin, configurer, remplacer ou faire réparer les cellulaires fournis au personnel;
  • Maintenir à jour les informations avec les assureurs;
  • Classer et numériser des documents;
  • Prendre en charge plusieurs tâches liées à la gestion du parc immobilier (baux, faire les visites, traiter les demandes des locataires, etc.);
  • Effectuer des tâches administratives liées à l’accueil et à l’intégration d’un nouvel employé;
  • Toutes autres tâches administratives ou de comptabilité générale.

Les qualifications recherchées

  • Formation de niveau collégiale pertinente au poste
  • Minimum de 3 années d’expérience acquise dans un rôle similaire de support administratif, idéalement dans un département de finances ou d’approvisionnement
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, Teams)
  • Habiletés à offrir un service professionnel avec autonomie et efficacité tout en considérant l’impact sur les autres
  • Minutie et habileté à produire un travail soigné et de qualité
  • Capacité éprouvée de définir et établir ses priorités en fonction des situations et des urgences
  • Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément tout en respectant les échéanciers
  • Bon jugement en ce qui a trait aux questions confidentielles
  • Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise